Rectificarea actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe maginea acestora reprezintă procedura administrativă de îndreptare a unor erori materiale comise cu ocazia înregistrărilor de stare civilă, în temeiul dispoziţiei primarului unităţii administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de stare civilă, din oficiu sau la cererea persoanei interesate, cu avizul conform al S.P.C.J.E.P.
Cererea, însoţită de actele doveditoare, se depune la oricare S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la oricare primărie din cadrul unităţii administrativ-teritoriale şi se soluţionează de către ofiţerul de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau, după caz, al primăriei unităţii administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P., care are în păstrare actul de stare civilă.
Cererea se soluţionează în termen de 30 de zile prin emiterea dispoziţiei de către primarul localităţii, care se comunică solicitantului în termen de 10 zile de la data emiterii.
Rectificarea din oficiu a actelor de stare civilă şi a menţiunilor asociate acestora se face de către ofiţerul de stare civilă care are în păstrare actul de stare civilă prin întocmirea unui referat de sesizare, în condiţiile legii.
Ofiţerul de stare civilă competent să soluţioneze cererea întocmeşte un referat motivat cuprinzând rezultatul verificărilor efectuate, pe care îl transmite S.P.C.J.E.P./S.P.C.L.E.P. al sectorului municipiului Bucureşti pentru obţinerea avizului conform.
După primirea avizului conform, ofiţerul de stare civilă trimite cererea/referatul de sesizare primarului împreună cu un referat motivat şi, după caz, cu actele doveditoare depuse de solicitant, în vederea emiterii dispoziţiei de admitere/respingere a rectificării.
La primirea dispoziţiei prin care s-a aprobat rectificarea actului, ofiţerul de stare civilă asociază menţiunile corespunzătoare pe actele de stare civilă şi notifică solicitantul pe canalele stabilite de acesta, în vederea înmânării/transmiterii dispoziţiei pe bază de semnătură/electronic; în cazul rectificării actelor de stare civilă şi al menţiunilor asociate acestora, din oficiu, titularii aflaţi în viaţă sunt încunoştinţaţi asupra faptului că actul de stare civilă/menţiunea aferentă a fost rectificat/ă, pentru a intra în posesia dispoziţiei privind rectificarea, respectiv pentru a solicita un nou certificat de stare civilă; dispoziţia emisă în format electronic se semnează de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. şi se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.
Rectificarea se face şi în cazul actelor de stare civilă pe marginea cărora au fost asociate greşit menţiuni, în sensul suprimării acestora.
Actele de stare civilă întocmite ca urmare a transcrierii în registrele de stare civilă române a certificatelor, extraselor de stare civilă sau extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autorităţile străine se rectifică numai în următoarele situaţii:
- când eroarea aparţine autorităţilor locale străine care au întocmit iniţial actul şi persoana interesată prezintă documentul eliberat de autorităţile străine;
- când eroarea este o consecinţă a neatenţiei ofiţerului de stare civilă care a transcris actul;
- când eroarea este o consecinţă a prezentării unei traduceri neconforme.
