NORME METODOLOGICE
privind exercitarea activitatii de audit public intern

In baza prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern si a Ordinului Ministrului Finantelor nr. 38/27 febr.2003, referitor la aprobarea Normelor generale privind exercitarea actiunilor de audit public intern, se stabilesc prezentele norme de organizare si functionare a auditului public intern la Consiliul Judetean Mures.

CAPITOLUL I

1. Organizarea auditului intern la nivelul Consiliului Judetean Mures
1.1. Auditul intern la Consiliul Judetean Mures se organizeaza la nivel de compartiment de audit public intern (C.A.P.I.) in subordinea directa a presedintelui Consiliului Judetean.
1.2. Compartimentul de audit public intern organizat la nivelul Consiliului Judetean va asigura si auditarea institutiilor publice subordonate cu un numar de personal redus, ce se aproba prin hotarâre a Consiliului Judetean.
1.3. Pentru agentii economici, respectiv S.C. SURM SA, RA Aeroportul Tg.Mures si SC Drumuri si Poduri Mures SA, auditul se efectueaza de catre Compartimentul de audit public intern organizat la nivelul Consiliului Judetean numai in ceea ce priveste gestionarea fondurilor publice alocate de la buget si/sau administrarea patrimoniului public.
1.4. Compartimentul de audit public intern al Consiliului Judetean coordoneaza si activitatea compartimentelor de audit public intern organizate la institutiile subordonate, cu audit propriu.

CAPITOLUL II

2. Sfera activitatii de audit public intern
2.1. Prin compartimentul de audit public intern organizat la nivelul Consiliului Judetean, se verifica activitatile, actiunile sau operatiunile care se efectueaza, se desfasoara sau se executa in cadrul fiecarei directii si la nivelul fiecarui serviciu din structura organizatorica a Consiliului Judetean si in institutiile subordonate, dupa cum urmeaza:
a) activitatile financiare sau cu implicatii financiare desfasurate de entitatea publica din/momentul constituirii angajamentelor pâna la utilizarea fondurilor de catre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta externa;
b) constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea si stabilirea titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;
c) administrarea patrimoniului public precum si vânzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale;
e) sistemele de management financiar si control, inclusiv contabilitatea si sistemele informatice aferente.

2.2. Obiectivele auditului public intern sunt:
a) asigurarea obiectiva si consilierea, destinate sa imbunatateasca sistemele si activitatile entitatii publice;
b) sprijinirea indeplinirii obiectivelor entitatii publice printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii.

2.3. Obiectivele analitice privind desfasurarea pe operatii a activitatii de audit public intern la nivelul Consiliului Judetean, la institutiile finantate din subordine precum si la unitatile economice care beneficiaza de auditare, prin Compartimentul de audit public intern, se avizeaza de presedintele Consiliului Judetean

CAPITOLUL III

3. Planul de audit public intern - Trasaturi ale planului de audit public intern:
Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre compartimentul de audit public intern.
Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare:
a) evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni;
b) criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior in rapoartele de audit; deficiente constatate in procesele-verbale incheiate in urma inspectiilor; deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi; alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti, etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor fonduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueaza sistemul auditat;
c) temele defalcate din planul anual al UCAAPI (Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern). Conducatorii entitatilor publice sunt obligati sa ia toate masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAPPI sa fie introduse in planul anual de audit public intern al entitatii publice, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;
d) numarul entitatilor publice subordonate;
e) respectarea periodicitatii in auditare cel putin odata la 3 ani;
f) tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;
g) recomandarile Curtii de Conturi.
Proiectul planului de audit public intern este intocmit pâna la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza.
Conducatorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern pâna la 20 decembrie a anului precedent.
Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat in arhiva institutiei publice impreuna cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

3.1. Referatul de justificare
Proiectul planului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.
Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective.
3.2. Structura planului de audit public intern
Planul anual de audit public are urmatoarea structura:
- scopul actiunii de auditare;
- obiectivele actiunii de auditare;
- identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern;
- identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfasura actiunea de auditare;
- durata actiunii de auditare;
- perioada supusa auditarii;
- numarul de auditori proprii antrenati in actiunea de auditare;
- procesarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate, precum si a numarului de specialisti cu care urmeaza sa se incheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanta (daca este cazul);
- numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi in actiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

3.3. Actualizarea planului de audit public intern
Actualizarea planului de audit public intern se face in functie de:
- modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului;
- solicitarile UCAAPI/entitatea publica ierarhic imediat superioara de a introduce/inlocui/elimina unele misiuni din planul de audit public intern.
Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducatorul entitatii publice.

CAPITOLUL IV

4. Norme metodologice privind misiunea de audit public intern
Raportul de audit public intern

4.1. Actele, documentele si instrumentele, intocmite si utilizate in derularea unei misiuni de audit public intern sunt:
a) ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern si se intocmeste de catre seful acestui compartiment pe baza planului anual de audit public intern;
b) declaratia de independenta - independenta auditorilor interni selectati pentru realizarea unei misiuni de audit public intern trebuie declarata. In acest sens, fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declaratie de independenta;
c) notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern. Compartimentul de audit public intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc interventii la fata locului, a caror program va fi stabilit ulterior de comun acord;
d) analiza riscurilor, in baza tabelului "Puncte tari si puncte slabe" (formulare tipizate);
e) programul de audit - document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv actiunile concrete de efectuat precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor;
f) sedinta de deschidere -minuta sedintei de deschidere in care se consemneaza data sedintei de deschidere, participantii, aspectele importante discutate;
g) colectarea informatiilor - chestionarul "Lista de verificare", "Fisa de identificare si analiza a problemei", "Formular de constatare si raportare a iregularitatilor" (formulare tipizate);
h) sedinta de inchidere - minuta sedintei de inchidere, in carese consemneaza prezentarea opiniei auditorilor interni si recomandarile finale din proiectul Raportului de audit public intern.

4.2. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar).
In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte:
a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;
b) recomandarile trebuie sa fie in concordanta cu constatarile si trebuie sa asigure reducerea riscurilor potentiale;
c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;
d) se intocmeste pe baza FIAP-urilor (fise de identificare si analiza problemelor).
In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:
a) constatarile trebuie sa fie prezentate intr-o maniera pertinenta si incontestabila;
b) evitarea utilizarii expresiilor inprecise (se pare, uneori, in general, evident), a stilului eliptic de eprimare, limbajului abstract;
c) promovarea unui limbaj cât mai uzual si a unui stil de exprimare concret;
d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;
e) ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate in sinteza sau la concluzii);
f) evidentierea aspectelor pozitive si a imbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.

4.3. Structura proiectului de Raport de audit public intern
Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:
a) scopul si obiectivele misiunii de audit public intern;
b) data de identificare a misiunii de audit public intern (baza legala, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorica auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata);
c) modul de desfasurare a actiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare, proceduri, metode si tehnici utilizate, documente/materiale examinate, materiale intocmite in cursul actiunii de audit public intern);
d) constatari efectuate;
e) concluzii si recomandari;
f) documentatia anexa (notele explicative; note de relatii; situatii; acte; documente si orice alt material probant sau justificativ).

4.4. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern
Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.

4.5. Reuniunea de conciliere
In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate.
Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere.
4.6. Elaborarea Raportului de audit public intern
Raportul de audit public intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi insotit de o sinteza a principalelor constatari si recomandari.
Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI (Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern) sau organul ierarhic imediat superior, despre recomandarile care nu au fost avizate de catre conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

4.7. Difuzarea Raportului de audit public intern
Seful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea pentru analiza si avizare.
Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.
Dupa avizarea recomandarilor cuprinse in Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate.
Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern in timpul verificarilor pe care le efectueaza.

4.8. Urmarirea recomandarilor
Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit public intern, sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace, si ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicarea acestor recomandari.
Structura auditata trebuie sa informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor.

CAPITOLUL V

5. Raportarea rezultatelor activitatii de audit public intern
5.1. Raportul anual al activitatii de audit public intern
Compartimentul de audit public intern elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern.
Rapoartele anuale ale activitatii de audit public intern cuprind principalele constatari, concluzii si recomandari rezultate din activitatea de audit, progresele realizate prin implementarea recomandarilor, eventualele iregularitati/prejudicii constatate in timpul misiunilor de audit public intern, precum si informatii referitoare la pregatirea profesionala.
Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAPPI/organul ierarhic imediat superior, dupa cum urmeaza:
- entitatile publice subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale administratiei publice locale pâna la 5 ianuarie, iar cele ale administratiei publice centrale pâna la 10 ianuarie;
- entitatile publice ale administratiei publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, pâna la 15 ianuarie;

5.2. Identificarea unor iregularitati sau posibile prejudicii
Compartimentul de audit public intern in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate.
In situatia in care in timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitatii/operatiunii auditate, auditorii interni trebuie sa instiinteze conducatorul entitatii publice si structura de inspectie sau o alta structura de control intern stabilita de conducatorul entitatii publice, in termen de 3 zile.
In cazul identificarii unor iregularitati majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate sa o suspende cu acordul conducatorului entitatii publice care a aprobat-o, daca din rezultatele preliminare ale verificarii se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informatii insuficiente, etc.).